Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia oraz archiwizowania akt pracowników oraz dokumentacji pracowniczej. Przechowywanie musi odbywać się zgodnie z regułami wyznaczonymi przez ustawę oraz w takich miejscach, aby akta nie uległy zniszczeniu.
Przechowywanie akt osobowych pracownika musi odbywać się również po ustaniu zatrudnienia. W niektórych przypadkach musi to być przez okres 50 lat. Jak archiwizować akta osobowe w bezpieczny i skuteczny sposób przez tyle lat?
Odpowiedni dostęp i zabezpieczenia
Akta osobowe pracowników powinny być bezwzględnie przechowywanie w bezpiecznych miejscach. Należy upewnić się, że żadna nieupoważniona osoba nie ma dostępu do miejsc, w których znajdują się akta. Warto pamiętać, że dokumentacja pracownicza może zawierać informacje o danych poufnych, dlatego należy przyłożyć do tego wielką wagę.
Dokumenty muszą być również zabezpieczone przed zniszczeniem. Może być jednak trudno przewidzieć, czy w okresie 10 lub 50 lat miejsce, w którym znajduje się archiwum, będzie cały czas w dobrym stanie.
Akta osobowe osobowe powinny być odpowiednie sklasyfikowane i podzielone. W każdej chwili pracownik, którego zatrudniliśmy na przykład 20 lat temu, może do nas się zgłosić o wydanie kopii jakiegoś dokumentu. Nie wolno również zapominać o możliwych kontrolach z instytucji państwowych.
Program do elektronicznego przechowywania akt osobowych
Dla pracodawcy mają trudność z przechowywaniem w odpowiedni sposób akt osobowych pracowników. Wiąże się to z niesamowitymi kosztami oraz problemami logistycznymi. Istnieją jednak sposoby, które mogą pomóc w wieloletnim przechowywaniu akt osobowych.
Warto rozważyć elektroniczne akta osobowe. Program służący do zarządzania takimi dokumentami daje pracodawcy wiele zalet: gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów, odpowiednie ich sklasyfikowanie oraz sprawia, że wieloletnie koszty przechowywania dokumentów są zminimalizowane.
Przechowywanie i archiwizacja akt osobowych pracowników, są regulowane odpowiednimi przepisami — ma to na celu zapewnienie pracownikom odpowiedniej ochrony danych osobowych. Regulacje z 2018 roku wprowadziły możliwość elektronicznego przechowywania akt osobowych, co na pewno jest dużym uproszczeniem dla pracodawców.