Zakładając własną działalność gospodarczą, należy się nastawić na wielozadaniowość. Rejestracja firmy i wszelkie formalności to dopiero początek. Przed przedsiębiorcą pojawia się także temat biura do wynajęcia, o ile nie planuje pracy we własnych czterech ścianach. Od właściwej lokalizacji i tego, jakie opłaty uda się wynegocjować w dużej mierze zależy powodzenie biznesu.
Centrum lub obrzeża
W pierwszej fazie istnienia firmy nie warto porywać się na lokal na własność, lub nadmiernie wielką przestrzeń. Takie rozwiązania generują spore koszty i zwykle nie są potrzebne. Dopiero biznes, który zaczyna się dynamicznie rozwijać i wymaga zatrudnienia pracowników, można ulokować na większym metrażu. Najlepszą opcją na początek są niewielkie biura do wynajęcia. Bardzo często dobre usytuowanie wybranego miejsca okazuje się bardzo kosztowne. Mniejsze opłaty zwykle oznaczają mniej atrakcyjne dzielnice lub obrzeże miasta. Jeśli profil firmy nie wymaga obecności w strategicznym punkcie, mniej kosztowne biuro wydaje się rozsądną opcją. Mniej kosztowne lokalizacje sprawdzą się przy usługach, wykonywanych w formie on-line. Programiści bądź graficy nie muszą się często widywać z klientami lub zapraszać ich do swojego biura.
Biuro reprezentacyjne
Zupełnie inaczej powinny być zlokalizowane biura do wynajęcia, które staną się miejscem spotkania z klientami. To różnego typu usługi stacjonarne oraz sklepy. Inwestowanie w drogi punkt w centrum miasta może okazać się finalnie bardziej opłacalne niż dzielnice położone o wiele dalej. Wyjątkiem od tej reguły jest punkt handlowy lub usługowy, położony na nowym, sporym osiedlu. Z pewnością nie będzie tam sporej konkurencji, co dobrze rokuje na minimum kilka lat. Reprezentacyjne biuro powinno posiadać nie tylko część do pracy jak biurka, regały, ale także komplet wypoczynkowy. W przypadku większych firm dobrym miejscem do spotkań lub podpisywania umów jest także stół konferencyjny.
Diabeł tkwi w umowie
Najważniejszym elementem poszukiwania biura do wynajęcia, jest podpisanie umowy. Jest to dokument, który chroni dwie strony, zarówno wynajmującego, jak i najemcę. Muszą być w nim ujęte wszystkie kwestie, które mogłyby okazać się powodem do ewentualnych nieporozumień. Umowa powinna dokładnie określić cel wynajmu. Taki punkt chroni wynajmującego przed nieoczekiwanym zerwaniem umowy przez właściciela lokalu. Ważne jest, aby określić, jakiego typu działalność gospodarcza ma mieć miejsce w biurze do wynajęcia. Zapis jest o tyle istotny, że już po podpisaniu umowy może się okazać, że coś zostało przeoczone i lokal jednak nie nadaje się do tego, aby prowadzić w nim firmę. Wówczas łatwo odstąpić od takiej umowy bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Drugim ważnym zapisem umowy jest ustalenie wysokości czynszu. Muszą w nim być wyszczególnione ewentualne podwyżki, termin uiszczania opłat oraz kwestia płatności za media.
Umowa to dokument, na podstawie którego dokładnie widać, jak wysokie będą koszty biura do wynajęcia. Wszystkie dodatkowe ustalenia można dopisywać w załączonym do niej aneksie.
