O cyfryzacji możemy mówić obecnie niemal w każdej branży. Oczywiście nigdy nie odbywa się ona tak samo, dotyczyć może różnych sfer działania przedsiębiorstwa, niemniej intensywny postęp technologiczny jest mocno zauważalny. Zwłaszcza wśród liderów rynku, którzy budują swoją pozycję na podstawie najnowszych rozwiązań, które pozwalają tworzyć istotną przewagę konkurencyjną.
Na czym jednak taka cyfryzacja w firmie może polegać? Jednym z kluczowych obszarów, których dotyka, jest zarządzanie dokumentami. Proces ten może mieć ogromny wpływ na funkcjonowanie poszczególnych działów, dlatego warto realizować go z użyciem nowoczesnych narzędzi. Jednym z nich będzie program do archiwizacji dokumentów, którego funkcjonalność skupia się między innymi na:
- przechowywaniu informacji,
- ustalaniu dostępu do dokumentów dla wybranych pracowników,
- zautomatyzowanej archiwizacji poczty, danych i wszystkich używanych dokumentów,
- ochronie danych (także zgodnie z RODO),
- szybkim przeszukiwaniu i udostępnianiu dokumentów.
Programy tego typu pozwalają również firmie spełnić wszelkie wymogi prawne związane z archiwizacją, dzięki czemu jest ona w stanie uniknąć wielu kar finansowych.
Jaki program wybrać? Na co zwrócić uwagę?
Skoro wiemy już, jakie możliwości zapewnić mogą programy do archiwizacji, warto zastanowić się nad ich wyborem. W tym przypadku należy skupić się przede wszystkim na firmie, która odpowiada za ich przygotowanie i dostarczenie. To od niej w dużej mierze zależy bowiem funkcjonalność udostępnianych narzędzi, jak również stabilność i bezawaryjność ich działania.
Przeglądając poszczególne oferty, należy skupić się więc na tym, co konkretna firma jest w stanie dla nas zrobić. Uznane podmioty, przed przystąpieniem do pracy, skupiają się najpierw na analizie potrzeb swoich klientów, a także specyfiki ich działania. Jest to też etap, na którym możemy przedstawić swoje potrzeby. Niezależnie od tego, czy istotna jest dla nas archiwizacja faktur w formie elektronicznej, większy poziom bezpieczeństwa czy też dodatkowe funkcje związane z udostępnianiem dokumentów, uznana firma powinna być w stanie przygotować dla nas każdy istotny element.
Dobrym potwierdzeniem renomy podmiotu, który odpowiada za przygotowanie programu, będą opinie poprzednich klientów. Często wystarczy skorzystać z wyszukiwarki internetowej, by dowiedzieć się, czy dana firma dotrzymuje terminów i czy jej praca stoi na odpowiednim poziomie. Wszystko to znacznie ułatwia podjęcie ostatecznej decyzji.
