Skanowanie dokumentów to czynność, z którą większość osób miało do czynienia chociaż raz w życiu. Dzięki nowoczesnym urządzeniom, zeskanowanie kartki zajmuje chwilę. W skali firmy, gdy pojawia się potrzeba zeskanowania wielu dokumentów, sprawa, z oczywistych względów, komplikuje się. Pewnym ułatwieniem jest automatyczny podajnik, bo z jego pomocą znika konieczność ręcznego zmieniania stron. Nadal jednak przedsięwzięcie polegające na zbiorczym skanowaniu dokumentacji w celu jej zdigitalizowania jest czasochłonnych i bardzo monotonnym zajęciem. Aby sprawnie przeprowadzić digitalizację w firmie, coraz częściej przedsiębiorcy decydują się to zadanie powierzać nie swoim pracownikom, a wyspecjalizowanym podmiotom.
Skanowanie dokumentów – czy tylko dla dużych firm?
W niewielkich firmach zazwyczaj można sprawnie zarządzać papierową dokumentacją. Nie znaczy to jednak, że również takie przedsiębiorstwa nie skorzystają na skanowaniu dokumentów. Wersja cyfrowa umów, faktur itp. pozwala na łatwiejszą i wygodniejszą komunikację z partnerami, klientami, kontrahentami. Takie małe firmy zazwyczaj mogą samodzielnie poradzić sobie ze skanowaniem i digitalizacją swojej dokumentacji, chociaż nawet w tym przypadku zaleca się regularność. Wraz ze wzrostem organizacji, pojawia się coraz więcej dokumentacji i firma nie jest w stanie już samodzielnie zapanować nad regularnym zapisywaniem akt w formacie cyfrowym.
Współczesne przedsiębiorstwa doskonale zdają sobie sprawę z zalet związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów. Digitalizacja skutecznie pozwala:
- zapanować nad chaosem w dokumentacji
Rosnąca liczba klientów świadczy o powodzeniu działalności, ale jednocześnie może wiązać się ze sporymi problemami natury organizacyjnej. Niektóre z nich dotyczą dokumentacji. Jeśli odpowiednio wcześnie się nad nią nie zapanuje, łatwo o przeoczenia, zagubienia umów oraz niedotrzymywanie terminów.
- usprawnić procesy w firmie
Zdarza się, że konieczna jest szybka weryfikacja jakiejś informacji lub pojawia się potrzeba zyskania dostępu do dokumentu, którym ktoś akurat się zajmuje. W przypadku tradycyjnej dokumentacji papierowej, w pierwszej sytuacji liczyć się należy z dodatkowym czasem, jaki trzeba poświęcić na znalezienie akt. Druga sytuacja (oczekiwanie na dostęp do dokumentu) może z kolei powodować frustrację oraz wpływać negatywnie na płynność procesów w przedsiębiorstwie. W firmie, w której miała miejsce digitalizacja, takie problemy by się nie pojawiały, lub pojawiałyby się rzadziej.
- zaoszczędzić miejsce
Ta zaleta skanowania dokumentów i digitalizacji jest szczególnie ważna dla firm działających w niewielkich biurach. Większe przedsiębiorstwa również docenią fakt, że zdigitalizowane informacje i archiwa stworzone na ich bazie można przechowywać na niewielkiej przestrzeni. Tutaj warto wspomnieć również o kwestii bezpieczeństwa – aby zabezpieczyć właściwie nośniki nie trzeba tak dużej inwestycji, jak ta, którą należy ponieść, by zabezpieczyć rozległe pomieszczenia do przechowywania papierowego archiwum.
Profesjonalne skanowanie dokumentów i inne usługi związane z zarządzaniem dokumentacją elektroniczną
Wraz ze zwiększaniem się świadomości związanej z zaletami digitalizacji pojawiła się zapotrzebowanie na profesjonalne usługi, obejmujące skanowanie dokumentów, ich archiwizację, przechowywanie nośników w chronionych miejscach poza firmą oraz ich bezpieczną utylizację. Taką kompleksową ofertę ma m.in. firma Rhenus Data Office Polska. Zarządzanie dokumentacją elektroniczną powinno być tak zaplanowane, aby realizowane były najwyższe standardy bezpieczeństwa, a nieupoważnione osoby nie miały dostępu do danych. Takie podejście nie różni się tak bardzo od podejścia, które stosuje się w zarządzaniu dokumentacją papierową. Różnice są jednak zasadnicze – potrzebna jest inna infrastruktura, inne zabezpieczenia, a nawet inne warunki przechowywania (wilgotność, temperatura). Decydując się na współpracę z rzetelną firmą, możemy być spokojni, że usługodawca zdaje sobie sprawę ze specyfiki elektronicznych danych i, co za tym idzie, doskonale o nie zadba.
